Cómo realizar y desarrollar eventos corporativos de máxima calidad

Los eventos corporativos son una herramienta estratégica para las empresas que quieren lograr sus objetivos comerciales, fortalecer sus relaciones, promover su marca y diferenciarse de la competencia. Sin embargo, para que un evento sea exitoso, no basta con organizarlo, sino que hay que realizarlo y desarrollarlo con la máxima calidad posible.

La calidad de un evento corporativo se refleja en todos los aspectos que lo componen, desde la planificación hasta la ejecución, pasando por el diseño, el contenido, la logística, la comunicación y la evaluación. Cada uno de estos elementos debe estar alineado con los objetivos del evento y las expectativas de los asistentes, y debe cuidarse al máximo detalle para ofrecer una experiencia memorable y satisfactoria.

Pero, ¿cómo conseguir la máxima calidad en un evento corporativo? 

A continuación, te damos algunos consejos que te ayudarán a realizar y desarrollar eventos corporativos de excelencia, atendiendo especialmente a la inversión necesaria para obtenerla.

Define los objetivos y el público del evento

El primer paso para realizar y desarrollar un evento corporativo de calidad es definir claramente los objetivos que se quieren alcanzar con el mismo, y el público al que va dirigido. Estos dos factores determinarán el tipo, el formato, el contenido, el tono y el estilo del evento, así como los recursos que se necesitarán para llevarlo a cabo.

Los objetivos del evento deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART), y deben estar alineados con la estrategia global de la empresa. Por ejemplo, si el objetivo es lanzar un nuevo producto al mercado, el evento debe estar enfocado a presentar sus características, beneficios y ventajas competitivas, y a generar interés y demanda entre los potenciales clientes.

El público del evento debe estar segmentado y perfilado, teniendo en cuenta sus características demográficas, psicográficas y comportamentales, así como sus necesidades, intereses y preferencias. De esta manera, se podrá diseñar un evento a medida, que capte su atención, les aporte valor y les haga sentir parte de la empresa.

Elige el lugar, la fecha y la hora adecuados

Otro aspecto clave para realizar y desarrollar un evento corporativo de calidad es elegir el lugar, la fecha y la hora más adecuados para el mismo, teniendo en cuenta los objetivos, el público y el presupuesto del evento.

El lugar debe ser accesible, cómodo, seguro y acorde con la imagen y los valores de la empresa. Debe contar con el espacio, el equipamiento, los servicios y el personal necesarios para el desarrollo del evento, y debe ofrecer una buena relación calidad-precio. Además, debe ser flexible y adaptable a las posibles contingencias o cambios que puedan surgir.

La fecha y la hora deben ser convenientes para los asistentes, evitando coincidir con otros eventos similares, festivos, vacaciones o periodos de baja actividad. También deben tener en cuenta las condiciones climáticas, la estacionalidad y la disponibilidad del lugar. Asimismo, deben dejar un margen suficiente para la planificación, la promoción y la preparación del evento.

Diseña un programa atractivo y variado

El programa del evento es el elemento que define el contenido, la estructura y el ritmo de este, y que determina el grado de interés, participación y satisfacción de los asistentes. Por ello, es fundamental diseñar un programa atractivo y variado, que cumpla con los objetivos del evento y que se adapte al perfil y las expectativas del público.

El programa debe incluir actividades de diferente tipo y formato, que combinen la información, la formación, la inspiración y la diversión, y que generen valor añadido para los asistentes. Por ejemplo, se pueden alternar conferencias, talleres, paneles, mesas redondas, exposiciones, demostraciones, casos de éxito, testimonios, dinámicas, juegos, sorteos, etc.

El programa también debe tener en cuenta el tiempo de duración, la secuencia, la coherencia y la transición entre las actividades, así como los momentos de descanso, de networking y de feedback. Además, debe ser flexible y susceptible de modificarse en función de las circunstancias o las necesidades del evento.

Contrata a los mejores profesionales y proveedores

La calidad de un evento corporativo también depende en gran medida de la calidad de los profesionales y proveedores que intervienen en el mismo, desde los ponentes, los moderadores, los animadores, los presentadores, los artistas, etc., hasta los proveedores de catering, transporte, alojamiento, seguridad, limpieza, etc.

Por ello, es importante contratar a los mejores profesionales y proveedores del mercado, que cuenten con experiencia, reputación, calidad y garantía en su sector, y que ofrezcan un servicio personalizado, eficiente y competitivo. Así, se asegura el éxito del evento y se evitan posibles problemas, imprevistos o reclamaciones.

Para ello, se debe realizar una búsqueda, selección y negociación exhaustiva de los profesionales y proveedores que se necesitan para el evento, comparando diferentes opciones, solicitando referencias, presupuestos y contratos, y estableciendo las condiciones, los plazos y las responsabilidades de cada parte.

Utiliza las mejores herramientas y recursos tecnológicos

La tecnología es un factor clave para realizar y desarrollar eventos corporativos de calidad, ya que permite optimizar la gestión, la comunicación, la interacción y la evaluación del evento, así como mejorar la experiencia de los asistentes y aumentar el impacto y el alcance del evento.

Por ello, se debe utilizar las mejores herramientas y recursos tecnológicos disponibles, que se adapten a las características, los objetivos y el presupuesto del evento, y que ofrezcan soluciones innovadoras, eficaces y seguras. Algunos ejemplos de herramientas y recursos tecnológicos son:

Plataformas de gestión de eventos, que facilitan la organización, la inscripción, el pago, la acreditación, el control de acceso, la asistencia, etc.

Aplicaciones móviles, que permiten informar, comunicar, interactuar, participar, compartir, etc., antes, durante y después del evento.

Sistemas de sonido, iluminación, proyección, streaming, etc., que garantizan la calidad y la visibilidad de las presentaciones, las ponencias, las actuaciones, etc.

Dispositivos de realidad virtual, realidad aumentada, hologramas, etc., que crean experiencias inmersivas, sorprendentes y personalizadas para los asistentes.

Herramientas de análisis de datos, que permiten medir el rendimiento, el impacto y el retorno de la inversión del evento, así como obtener feedback y sugerencias de mejora.

Comunica y promociona el evento de forma efectiva

La comunicación y la promoción del evento son esenciales para conseguir la máxima calidad de este, ya que permiten darlo a conocer, generar expectativa, atraer y fidelizar a los asistentes, crear una comunidad, transmitir la imagen y los valores de la empresa, y difundir los resultados y los beneficios del evento.

Para ello, se debe diseñar e implementar un plan de comunicación y promoción del evento, que defina los objetivos, el público, el mensaje, los canales, las acciones, los recursos, el presupuesto y el calendario de la campaña. Algunos ejemplos de acciones de comunicación y promoción son:

Crear una página web, un blog, un hashtag o un podcast del evento, donde se publique toda la información relevante y actualizada del mismo, y se genere contenido de interés y valor para los asistentes.

Utilizar las redes sociales, el email marketing, el SMS marketing, etc., para difundir el evento, crear expectativa, interactuar con los asistentes, compartir novedades, testimonios, imágenes, vídeos, etc.

Realizar acciones de publicidad online y offline, como banners, anuncios, flyers, carteles, etc., para captar la atención y el interés del público objetivo, y dirigirlo a la página web o a la plataforma de inscripción del evento.

Establecer alianzas con medios de comunicación, influencers, bloggers, etc., que puedan dar visibilidad y credibilidad al evento, y amplificar su difusión y su impacto